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Publié dans Direction Informatique, Gestion de portefeuilles projets

Votre organisation gère un portefeuille de 100 à 200 projets (petits et gros) ? Réalisés par 50 à 300 personnes, dont une petite moitié de chefs de projet ? Vous aimeriez pouvoir piloter votre portefeuille mais ne savez pas exactement comment vous y prendre ? Ni quelles ressources seront nécessaires ?

Évidemment chaque cas est particulier, mais voici un rapide retour d’expérience. Il est établi sur la base des projets de pilotage que j’ai conduit ou auxquels j’ai participé.

Outil ou pas outil ?

Le pilotage d’un projet (son suivi et son orientation à un niveau macroscopique) s’effectue généralement avec une « fiche projet ». Elle reprend :

  • La description du projet
  • Les impacts
  • Le planning
  • Les risques
  • Etc.

Parfois aussi les décisions à prendre et les faits marquants.

Ces fiches doivent être normalisées, c’est-à-dire communes à tous les projets d’un même type, pour faciliter leur analyse.
Il y a des fiches très efficaces réalisées avec un tableur. Donc avec un tableur, une messagerie, un Project Office et pas mal d’organisation : on peut piloter des projets…mais !

Les limites de cet exercice viennent de la quasi incapacité d’avoir des visions « portefeuille » simplement. Rien que la simple édition de la liasse des fiches projet en PDF prend 1/2 journée. Et il est difficile ou impossible (et risqué) de vouloir développer des visions consolidées (Gantt multi projet, etc).

J’ai construit pour le pilotage de gros programme de véritables usines à gaz bureautiques. Elles rendaient les services requis dans un contexte donné, mais étaient impossibles à maintenir durablement. Nombreuses sont les sociétés qui multiplient les outils (feuille Excel, macros, base Access) et se sentent en danger !

Donc si vous gérez plus d’une vingtaine de projets, il vous faut un logiciel de gestion de projet et de portefeuilles. De simple logiciels de planification tel que Gantt Project ou MS Project ne suffisent pas.

A lire aussi : Comment choisir les bons types de portefeuilles ?

Quelle charge de pilotage prévoir ?

Le pilotage de portefeuille et la planification de projets sont deux domaines bien différents. Le pilotage de portefeuille doit s’appuyer sur peu d’informations, absolument fiables. Moins vous en demandez aux chefs de projet, plus les données doivent être de qualité et les délais respectés.

Normalement 10 à 20 données doivent vous permettre d’avoir une bonne idée de l’avancement, des enjeux, etc.
Vous demanderez alors à chaque chef de projet de mettre à jour régulièrement les indicateurs du projet :

  • Jalons
  • Risques
  • Budget
  • KPI
  • Etc.

Si le CP connaît bien son projet, la mise à jour de ces informations ne doit pas prendre plus de 30 minutes, commentaires compris. Si c’est plus long, vous devez vous interroger sur :

  • Vos méthodes: trop complexes pour du pilotage ?
  • Vos outils: trop complexes ? mauvaise ergonomie ?

Cette concision est le prix à payer pour disposer d’une information de qualité.

De plus, il reste nécessaire d’avoir un coordinateur qui va s’assurer de la mise à jour des données. Son rôle est double :

  • Contrôle
  • Support

C’est généralement ce coordinateur qui va préparer les tableaux de bord de pilotage, une fois les données vérifiées.

Une fois la mécanique mise en place, la charge de travail de ce coordinateur est modérée. Elle se décompose de la manière suivante :

  • Environ 4 jours par mois
  • Pour un portefeuille de 200 projets (petits et gros)
  • Impliquant 200 personnes dont 50 chefs de projet
  • 2 jours de relance et d’accompagnement
  • 2 jours d’analyse de communication et d’optimisation

Bien sûr cette charge ne recouvre pas les travaux d’analyse avancée, d’arbitrage, et autres, qui relèvent d’instances Ad Hoc.

Donc en résumé pour 100 projets et 200 utilisateurs, comptez 30 minutes pour les 50 chefs de projet. Soit 4 jour homme au total et 4 jours homme pour le Project Office.

Vos 200 ressources représentent 4 000 jh par mois. Ne pensez-vous pas que ces 8jh (0,2 %) soient un bon investissement ?

À propos de Frédéric Monomakhoff

« En créant VIRAGE Group, je souhaitais donner aux managers et équipes projet des outils simples à utiliser et déployer. Je suis diplômé en ingénierie et robotique, puis de Science Po. Avant de créer mon entreprise, j’ai été consultant, responsable administratif et financier, puis directeur de projet. »

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