Vous pilotez des centaines de projets en même temps ? Suivre et superviser chaque projet individuellement est désormais une mission impossible ? Ne vous inquiétez pas, il est temps de passer à la gestion de portefeuille de projets, et si vous avez besoin d’un outil, vous êtes au bon endroit !
La clé réside dans la consolidation de vos projets au sein d’un portefeuille dédié. Mais comment parvenir à une gestion centralisée efficace ? Quel est le bon mode de regroupement des projets en portefeuilles ?
Dans cet article, nous vous guiderons à travers les méthodes et les étapes essentielles pour constituer et piloter votre portefeuille de projets.
Découvrez comment :
Nous vous présenterons également un exemple concret de mise en place d’un portefeuille de projets en utilisant le logiciel Project Monitor.
Suivez notre guide pour maîtriser l’art de la gestion de portefeuille et atteindre efficacement vos objectifs stratégiques. Découvrez comment la gestion de portefeuille projet peut vous aider à piloter l’ensemble de vos projets de manière plus efficace, tout en optimisant vos investissements, réduisant les risques et augmentant vos chances de réussite.
La gestion des portefeuilles de projets, ou Project Portfolio Management (PPM), est une approche stratégique qui consiste à centraliser la gestion d’un ensemble de projets. Son but est d’optimiser la valeur, la rentabilité et la réalisation des objectifs de l’organisation en assurant une gestion efficace des projets et des ressources qui y sont associées.
La gestion de portefeuille de projets permet :
Elle implique plusieurs aspects clés :
Il existe différents types de portefeuilles projets, des portefeuilles projets “standards” aux portefeuilles projets spécifiques.
D’une organisation à l’autre, on retrouve les mêmes éléments qui permettent de définir des référentiels. Ils rendent possible un classement et un ordonnancement des projets :
C’est-à-dire que par exemple, pour un projet on va en général pouvoir préciser que c’est :
À chaque grand métier de l’entreprise correspondent des référentiels spécifiques. Par exemple, pour une DSI (Direction des Systèmes d’Information) on peut citer :
Enfin, chaque organisation ayant ses spécificités, il faut faire face aux particularités. On peut trouver des modes de classements liés à :
Dans une activité réglementée, on peut alors regrouper les projets qui contribuent à l’atteinte d’un objectif réglementaire.
Voici 5 conseils pour vous aider à construire un portefeuille de projets :
Commencez par définir la stratégie globale de votre entreprise (objectifs stratégiques, priorités, résultats souhaités). Cela vous aidera à orienter la création de votre portefeuille de projets. Élaborez une feuille de route détaillée qui décrit la séquence d’exécution des projets.
Identifiez tous les projets potentiels qui pourraient contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques. Sollicitez les idées de différentes parties prenantes, examinez les besoins du marché et les opportunités émergentes. Créez une liste exhaustive de projets envisagés.
Évaluez chaque projet en fonction de critères prédéfinis tels que l’alignement stratégique, la valeur ajoutée, la faisabilité, les risques, les ressources nécessaires et les contraintes. Utilisez ces critères pour déterminer leur pertinence pour le portefeuille.
Un logiciel de gestion de portefeuille projets, comme Project Monitor, offre une vision centralisée, en temps réel de l’ensemble des projets selon des axes d’analyses souhaités (budget, finance, risque, valeur, échéance, …). C’est aussi un outil très utile pour arbitrer les projets, réunir projets en cours et demandes de projets. Plusieurs fonctionnalités vous aident à prendre les bonnes décisions, comme la fonctionnalité des scénarios de portefeuille. Cette fonctionnalité vous permet de simuler l’impact de nouveaux projets sur votre portefeuille.
À noter que vous retrouverez souvent d’autres appellations pour logiciel de gestion de portefeuille projets comme : logiciel de GPP ou encore logiciel PPM – Project Portfolio Management.
Classez les projets en fonction de leur contribution stratégique et de leur valeur ajoutée. Utilisez des techniques de priorisation, pour identifier les projets les plus importants et les plus pertinents :
Assurez-vous que votre portefeuille est équilibré en termes de types de projets, de risques et de retour sur investissement. Tenez compte des ressources disponibles et de la capacité de l’organisation à exécuter les projets.
Mettez en place des mécanismes de suivi pour évaluer régulièrement les progrès et les performances des projets. Utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer les résultats et l’impact du portefeuille. Si nécessaire, ajustez la composition du portefeuille en ajoutant, retirant ou modifiant des projets en fonction des évolutions contextuelles. Pendant les comités de gouvernance, passez régulièrement en revue et réévaluez votre portefeuille pour vous assurer qu’il reste aligné sur la stratégie de l’entreprise et les besoins changeants. Réajustez les priorités et les ressources si nécessaire pour maximiser la valeur et l’impact du portefeuille.
Une solution de PPM sera d’une aide précieuse pour piloter et suivre votre portefeuille. Des tableaux de bord, des rapports et des diaporamas vous aideront à évaluer efficacement votre portefeuille.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de construire un portefeuille de projets solide, aligné sur la stratégie de votre entreprise et capable de générer des résultats significatifs.
Pour optimiser la gouvernance dans votre portefeuille de projets, la communication joue un rôle crucial. Il est essentiel de mettre en place une structure de comités de projet, connue sous le nom de comitologie projet. Cette structure comprend les instances de gouvernance chargées d’organiser les différents comités du projet.
La comitologie projet permet d’établir des instances de gouvernance claires et responsables de la coordination, du suivi et de la prise de décision au sein du portefeuille de projets. Ces comités peuvent inclure des représentants des parties prenantes clés, des responsables de projet, des experts techniques et d’autres intervenants pertinents.
Pour mettre en place une comitologie projet, vous pouvez mettre en place les pratiques suivantes :
Définissez une structure de gouvernance robuste pour votre portefeuille de projets. Identifiez les rôles et les responsabilités des parties prenantes, y compris les comités de gouvernance, les sponsors de projet et les équipes de direction. Assurez-vous que les processus décisionnels sont clairement définis et que les lignes de communication sont bien établies.
Élaborez des procédures spécifiques pour la gouvernance du portefeuille de projets. Cela peut inclure des directives sur la sélection des projets, l’allocation des ressources, la gestion des risques, la surveillance des performances et la communication. Veillez à ce que ces politiques soient documentées, communiquées et respectées par toutes les parties prenantes concernées.
Constituez des comités de gouvernance qui se réunissent régulièrement pour superviser et prendre des décisions stratégiques concernant le portefeuille de projets. Ces comités peuvent inclure des membres clés de l’organisation, des experts et des parties prenantes pertinentes. Assurez-vous que les comités disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées. Favorisez une communication ouverte et transparente entre les parties prenantes du portefeuille de projets. Assurez-vous que les informations clés sont partagées de manière régulière et que les parties prenantes sont tenues informées des décisions.
Établissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer les performances du portefeuille de projets. Suivez régulièrement ces KPI pour évaluer l’avancement, l’atteinte des objectifs et la gestion des risques. Utilisez ces informations pour prendre des décisions éclairées et pour effectuer des ajustements stratégiques si nécessaire.
Encouragez l’apprentissage et l’amélioration continue en tirant des leçons des succès et des échecs passés. Capitalisez sur les expériences et les bonnes pratiques pour renforcer la gouvernance et optimiser la gestion du portefeuille. Encouragez le partage des connaissances et la collaboration entre les équipes de projet.
En optimisant la gouvernance dans votre portefeuille de projets, vous serez en mesure de prendre des décisions stratégiques éclairées, d’améliorer les performances des projets et de maximiser la valeur générée par votre portefeuille.
Project Monitor est un logiciel de gestion de portefeuille de projets. Logiciel simple et évolutif, il offre un panel complet de fonctionnalités pour le pilotage de portefeuille de projets :
Project Monitor met à disposition des fonctionnalités qui facilitent l’arbitrage et la priorisation des projets. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités clés :
Un portefeuille de projets est un ensemble de projets, programmes et/ou initiatives, gérés de manière coordonnée pour atteindre les objectifs stratégiques d’une organisation. Il regroupe différents projets qui peuvent être liés par des objectifs communs, des ressources partagées, des dépendances ou une cohérence stratégique.
Un portefeuille de projets stratégiques est un regroupement spécifique de projets qui sont alignés sur les objectifs stratégiques et les priorités stratégiques d’une organisation. Il regroupe des projets considérés comme essentiels pour la réalisation de la vision et de la stratégie de l’entreprise. Ces projets stratégiques sont sélectionnés en fonction de leur contribution potentielle à la création de valeur, à la croissance, à la compétitivité ou à d’autres objectifs stratégiques clés de l’organisation.
Un tableau de bord de portefeuille de projets est un outil de gestion visuel qui offre une représentation synthétique et facilement compréhensible des informations clés pour piloter la performance du portefeuille de projets. Il fournit un aperçu en temps réel des données pertinentes telles que l’état d’avancement des projets, les indicateurs de performance, les ressources allouées, les risques, les coûts et d’autres métriques importantes. Un tableau de bord de portefeuille de projets permet aux parties prenantes de suivre et d’évaluer rapidement la santé et les performances globales du portefeuille, d’identifier les problèmes potentiels et de prendre des décisions éclairées.
Pour assurer le pilotage efficace d’un portefeuille de projets, il est essentiel de mettre en place une gouvernance solide et des mécanismes de suivi appropriés. Il faut notamment définir des indicateurs de suivi et d’analyse de la performance du portefeuille projet.
La gestion d’un portefeuille de projets implique plusieurs étapes clés pour assurer une gestion efficace et réussie : sélectionner les projets, prioriser les projets, allouer les ressources, suivre la planification des projets, gérer les risques… En suivant ces étapes de gestion de portefeuille de projets, vous pouvez optimiser les résultats, maximiser la valeur ajoutée et atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation.
La mise en place d’un portefeuille de projets implique plusieurs étapes essentielles. Tout d’abord, identifiez les objectifs stratégiques de votre organisation afin de définir les critères de sélection des projets. Ensuite, évaluez les projets potentiels en fonction de leur alignement avec ces objectifs et de leur contribution à la stratégie globale. Classez les projets par ordre de priorité en utilisant des critères tels que la valeur ajoutée, les ressources nécessaires et les contraintes temporelles. Allouez ensuite les ressources et le budget nécessaires à chaque projet. Mettez en place des mécanismes de suivi et de contrôle pour évaluer régulièrement l’avancement des projets.