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Publié dans Direction Informatique, Gestion de portefeuilles projets

Tout au long de l’année, la gestion des projets se complexifie à l’approche des vacances. En effet, il faut que le chef de projet sache organiser ses équipes pour que le projet ne sombre pas. C’est sur cette problématique, et dans le contexte de fin d’année, qu’ont répondus nos 2 experts : En tant que chef de projet, avant de partir en congés de fin d’année et afin d’assurer le bon déroulement de mes projets, je dois m’assurer que …

 

Christian Duchesne, Expert Conseil en organisations par projets et PMO

Tout d’abord, la condition initiale doit être que chaque projet a défini une équipe projet, et que chaque membre connaisse ses responsabilités. Si le projet est en phase d’exécution, l’équipe projet est constituée et chaque membre connaît ses attributions. Ensuite il y a plusieurs réflexes à avoir avant de partir en congé :

  1. Je reprends mon registre des points en suspens (la plupart du temps à traiter à court terme) et je délègue ces points à un membre de l’équipe. Ces points incluent aussi les risques en cours de traitement et les éventuelles demandes de changement.
  2. Je donne des consignes précises concernant les décisions à prendre au prochain comité de projet. Il convient de préparer l’argumentation pour ces demandes d’arbitrage. Là aussi, je délègue ce travail préparatoire, s’il n’est pas terminé.
  3. Je fais un point d’avancement avec l’équipe projet pour récapituler les délégations et m’assurer du bon avancement des tâches planifiées. Je rectifie le tir si besoin et rappelle mon numéro de téléphone à l’équipe pour être joignable en cas de gros problèmes.

 

A lire aussi : Comment choisir le bon chef de projet ?

 

Nada Benghamen, Consultante chez Virage

En tant que chef de projet je dois m’assurer de plusieurs éléments :

  1. Anticiper un éventuel ralentissement de l’activité pendant les périodes de fin d’année et adapter le planning de mon projet en conséquence. Pour cela, je dois être informée suffisamment à l’avance des congés de toutes les ressources qui travaillent sur mon projet. Cela me permettra d’établir un plan de charge adéquat et éviter les dérives sur mon projet.
  2. M’assurer qu’une instance de projet est planifiée de préférence avant de partir en congés pour valider une ou plusieurs étapes clés du projet.
  3. M’assurer que des ressources de mon projet sont disponibles pour assurer une permanence et ainsi choisir l’interlocuteur qui me remplacera, ressource compétente à laquelle je délègue mon travail.

La planification est donc essentielle pour le bon déroulement de mon projet pendant les périodes de fin d’année.

 

À propos de Juliette Hervé

« Je suis assistante webmarketing chez VIRAGE Group. Je m'intéresse beaucoup au domaine de la gestion de projet et j’aime partager mes lectures et analyses sur le sujet. J’ai une formation dans le digital, mais aussi dans les langues étrangères appliquées au commerce international. »

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