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Publié dans Direction des Achats, Gestion de projet

Les directions d’achats ont comme objectif principal la réduction des coûts des :

  • Nouveaux produits et services, dont l’entreprise a besoin pour renouveler son offre
  • Achats récurrents sur lesquels les acheteurs décident de mener une action

Dans le premier cas, il s’agit souvent de projets de développement pour lesquels une contribution de la fonction achat est sollicitée. Les activités de l’acheteur seront rythmées par le projet, et en général le chef de projet a des outils de pilotage appropriés.

Dans le deuxième cas, l’acheteur est à l’origine de l’action. C’est un « projet achats ». Dans une entreprise d’une certaine taille, il y aura 10 à 15 acheteurs qui vont gérer sur une année entre 10 et 20 actions. On peut donc aisément atteindre 250 à 300 actions.

Chacune doit être considérée comme un projet, ayant comme les grands projets :

  • Des jalons
  • Des budgets
  • Des résultats (la réduction des coûts ciblée)
  • Des risques

Le suivi d’une action achat n’est pas compliqué. Pourtant le pilotage d’un ensemble d’actions devient complexe selon le nombre et la variété des actions engagées par l’équipe d’acheteurs.

Bonnes pratiques

Les acheteurs suivent leurs projets « tant bien que mal ». Le plus gros risque est la dérive dans le temps, et donc un résultat annoncé (dans le budget) non obtenu dans les délais. La performance achat est alors amoindrie.

En termes de pilotage d’un service achat, on propose le suivi par jalons – qui ont leur origine dans le processus d’achat :

pilotage de projet - phases - jalons - liste - gestion de projets

Un suivi efficace pourra détecter les risques et retards. Cela permet au chef de projet (le Responsable Achats) de prendre les actions correctives qui s’imposent. Un plan de jalonnement trop simple ne suffit pas.
Sans ce suivi jalons/processus on constate souvent l’effet « tunnel ».

Mesure et consolidation des résultats

Il est important de valider la cible de gain, et le mode d’évaluation de sa mise en œuvre. Chaque projet génère un gain : « achat » ou « opérationnel ». Il est nécessaire de définir le bénéficiaire de ce gain pour chaque projet. Les prévisions de gains seront logiquement affectées aux budgets opérationnels, et les managers voudront suivre leur réalisation.
Une Fiche de Gain sera établie indiquant les détails du calcul du gain de l’action. Cette fiche sera validée par la direction financière, pour deux raisons :

  • S’assurer que la direction financière valide ces gains et les évalue par rapport au budget ou cible annoncée
  • Permettre une consolidation de l’ensemble des gains, de tous les portefeuilles achat et de toutes les entités du groupe
A lire aussi : Qu'est-ce qu'un bon pilotage de la stratégie achat ?

Conclusion

L’application de techniques de gestion de projet au processus achat permet de mieux piloter l’avancement de l’atteinte des résultats escomptés. Une Fiche de Gain est un outil pour décrire et gérer les gains et leur consolidation.

À propos de Tony Bocock

Aujourd’hui Tony Bocock est consultant indépendant en achats et externalisation, mais aussi Président EOA France et fondateur de Better Buying Concepts. Diplômé de l’université de Cambridge en ingénierie, il possède également une expérience de 10 ans dans une multi-nationale du secteur pétrolier (Schlumberg).

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