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Publié dans Direction des Bâtiments, Gestion de projet

En période estivale, la gestion des projets d’établissement recevant du public ne se réalise pas tout à fait de la même façon que le reste de l’année. La raison principale tient en un mot : la disponibilité.

La disponibilité des ressources clients

Généralement, les clients profitent de cette période pour faire leurs travaux de maintenance préventive et de réhabilitation. Il faut savoir saisir l’opportunité d’entamer les interventions quand l’activité s’arrête. Dans le cas contraire les interventions doivent coexister entre elles, et sont donc plus complexes (électricité coupée par exemple).

Nous vous conseillons alors de planifiez les jalons décisionnels à l’avance. Cela permet de faire coexister le planning projet et celui de maintenance en anticipant et ordonnançant les projets votés.

La disponibilité de la maîtrise d’ouvrage

Les donneurs d’ordre prennent aussi des congés et leur présence en août n’est pas garantie. Prévenez alors vos clients qu’il peut y avoir un ralentissement de votre activité pendant la période estivale. 

La disponibilité du fournisseur

Vous êtes un installateur et avez des travaux à gérer pendant les mois de juillet/août ? Il faut anticiper les livraisons de matériel en amont de ces phases de surcharges. En vous basant évidemment sur votre carnet de commandes.

Par exemple, stockez du matériel dans des boxs ou containers pour être sûr de l’avoir en temps et en heure. Cette bonne pratique vous permettra une bonne gestion de vos projets.

La disponibilité des équipes

Que vous soyez :

  • Maitre d’œuvre
  • Constructeur
  • Installateur

Il faudra également planifier les vacances de vos collaborateurs en cette période estivale.

Quelques conseils :

Pour faire face à la période estivale, nous vous conseillons de suivre ces quelques conseils qui vous permettront de ne pas retarder vos projets :

  • Business : Mettez à jour votre offre pendant l’été car un marché s’y cache (la maintenance préventive par exemple) et peu s’y intéressent.
  • Communication :
    • N’oubliez pas de mettre des messages d’absence sur vos boîtes mail.
    • Prévenez vos clients ou partenaires qu’il peut y avoir un ralentissement de votre activé pendant la période estivale.
    • Rassemblez les informations si vous travaillez sur le/les projet(s) d’un collègue pendant ses congés. Des outils comme SkyDrive, Dropbox et Box sont des outils alliant le partage et la confidentialité
  • Sécurité : N’oubliez pas d’être vigilant sur la sécurité en période de suractivité. Gardez la minute sécurité dans vos plannings.

Il y a également des alternatives au pilotage de la main d’œuvre pour cette période. L’utilisation des ressources en sous-traitance et intérim.

En période estivale privilégiez la sous-traitance et mettez en place éventuellement des contrats cadre avec des entreprises de confiance. Ce qui permet d’assurer pendant ces périodes de suractivité ponctuelle. Il est aussi possible de faire appel à des entreprises d’intérim capables de vous répondre dans les 12h pour vous allouer du personnel.

Puis si vous êtes chef de projet, voici quelques pense-bêtes pour :

  • La disponibilité:
    • Vous êtes MOA : déléguez les décisions et les signatures
    • Vous êtes MOE : déléguez les décisions et les signatures
  • La planification:
    • Vous êtes MOA : ordonnancez en amont les projets à manager
    • Vous êtes MOE : appelez à la sous-traitance, organisez les approvisionnement et ajoustez l’abaque de productivité
  • La sécurité:
    • Vous êtes MOA : communiquez, faites de ce sujet une priorité
    • Vous êtes MOE : établissez des règles d’alertes en cas de besoin et, via le PAQ, faites que votre entreprise rédige les méthodes d’intervention en période estivale

À propos de Louise Comacle

« Je suis consultante chez VIRAGE Group. Auparavant j’ai travaillé sur des projets de différentes envergures dans le domaine de la construction pour de grands groupes (VINCI, Bouygues Energie et Service ou encore Bouygues Construction). »

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