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Lundi 27 2017
Quelles ressources sont nécessaires pour piloter un portefeuille de projets ?
Écrit par Frédéric MONOMAKHOFF   
Votre organisation gère un portefeuille de 100 à 200 projets (petits et gros), réalisés par 50 à 300 personnes, dont une petite moitié de chefs de projet.

Vous aimeriez pouvoir piloter votre portefeuille mais ne savez pas exactement comment vous y prendre, ni quelles ressources seront nécessaires.
Évidemment chaque cas est particulier mais voici un rapide retour d'expérience. Il est établit sur la base des projets de pilotage que j'ai conduit ou auxquels j'ai participé.

Outil ou pas outil ?

Le pilotage d'un projet, c'est à dire son suivi et son orientation à un niveau macroscopique, s'effectue généralement à l'aide d'une « fiche projet ». Elle reprend la description du projet, les impacts, le planning les risques, etc. et éventuellement les décisions à prendre, les faits marquants.
Ces fiches doivent être normalisées, c'est à dire communes à tous les projets d'un même type, pour faciliter leur analyse.
Il y a des fiches très efficaces réalisées avec un tableur. Donc avec un tableur, une messagerie, un Project Office et pas mal d'organisation, on peut piloter des projets.
Les limites de cet exercice viennent de la quasi incapacité d'avoir des visions "portefeuille" simplement : La simple édition de la liasse des fiches projet en PDF prend 1/2 journée et il est difficile ou impossible et toujours risqué de vouloir développer des visions consolidées, des Gantt multi projet, etc.
J'ai construit pour le pilotage de gros programme de véritables usines à gaz bureautiques, qui rendaient les services requis dans un contexte donné mais étaient impossible à maintenir durablement. Je rencontre souvent des sociétés qui ont développé une feuille excel, puis des macro, puis une base access... et qui se sentent en grand risque !
Donc si vous gérez plus d'une vingtaine de projets, il vous faut un logiciel de gestion de projet et de portefeuilles (pas un logiciel de planification tel que Gantt Project ou MS Project).

J'ai mon logiciel de pilotage : quelle charge de pilotage prévoir ?

Comme je l'ai développé par ailleurs le pilotage de portefeuille et la planification de projets sont deux domaines bien différents. Le pilotage de portefeuille doit s'appuyer sur peu d'informations, absolument fiables : Moins vous en demandez aux chefs de projet, plus vous pouvez être exigent sur la qualité des données et le respect des délais.
Vous allez donc demander à chaque chef de projet de mettre à jour régulièrement (en général chaque mois) les indicateurs du projet : jalons, risques, budget, KPI, etc.
Normalement 10 à 20 données doivent vous permettre d'avoir une bonne idée de l'avancement, des enjeux, etc.
Si le chef de projet connaît bien son projet, la mise à jour de ces informations ne doit pas prendre plus de 30 minutes, commentaires compris.
Si cela nécessite plus de temps, vous devez vous interroger sur vos méthodes (trop complexes pour du pilotage ?) ou sur vos outils (trop complexes ? mauvaise ergonomie ?)
Cette concision est le prix à payer pour disposer d'une information de qualité.
Même en réunissant tous ces éléments favorables, il reste nécessaire d'avoir un coordinateur qui va s'assurer de la mise à jour des données. Son rôle est double : contrôle et support.
C'est généralement ce coordinateur qui va préparer les tableaux de bord de pilotage, une fois la qualité des données vérifiée.
Une fois la mécanique mise en place, la charge de travail de ce coordinateur est modérée. Je l'estime à environ 4 jours par mois pour un portefeuilles de 200 projets (petits et gros) impliquant 200 personnes dont 50 chefs de projet : 2 jours de relance et d'accompagnement + 2 jours d'analyse de communication et d'optimisation.
Bien sûr cette charge ne recouvre pas les travaux d'analyse avancée, d'arbitrage, etc. qui relèvent d'instance ad Hhoc.

Donc en résumé pour 100 projets et 200 utilisateurs, comptez 30 minutes pour les 50 chefs de projet (4 jour homme au total) et 4 jours homme pour le project office.
Vos 200 ressources représentent 4 000 jh par mois. Ne pensez-vous pas que ces 8jh (0,2 %) soient un bon investissement ?